SOMMER, SONNE, ABWESENHEITSNOTIZ.

Kurz vor dem Urlaub. Die Kunden sind informiert. Das Hotel ist seit Wochen gebucht, die Koffer fast gepackt. Die Nachbarn kümmern sich um Pflanzen und Post. Alles ist geplant. Alles?

Längst nicht alle Mitarbeiter planen vor dem Urlaub Zeit ein, damit die Phase der Abwesenheit reibungslos verläuft. Eine Art Übergabe mit Kollegen sollte jedoch stattfinden. Und dann ist da ja noch die Abwesenheitsnotiz.

Wann erstellen Sie Ihre Email-Abwesenheitsnotiz?
chart

Das Einstellen einer Abwesenheitsnotiz bei mindestens zwei Tagen Abwesenheit ist heute eine Selbstverständlichkeit. Doch die Art und Weise unterscheidet sich enorm. Manchmal erhält man auf eine E-Mail nur ein kaltes „Out of office until…“ zurück. Nicht gerade kundenorientiert.

Top 5 Checkliste

  1. „Wenden Sie sich in dringenden Fällen an … “
    • Also eigentlich lieber nicht? Wer entscheidet, was dringend ist? Nutzen Sie eine freundlichere Art und streichen Sie das dringend ersatzlos durch „Wenden Sie sich in dieser Zeit gern an …“ So sieht Kundenorientierung aus.
  2. Weihnachtsurlaub im März?
    • Nichts sieht unprofessioneller aus als ein Verweis auf Karneval im Juni. Oder verschiedene Daten in deutscher und englischer Version. Ein letzter Check beugt Fehlern vor.
  3. „Wenden Sie sich an Kim Müller“
    • Herr oder Frau? Neben Email und Telefonnummer ist auch die Anrede bei vielen Namen hilfreich. Auch das Nennen der Position erzeugt persönliche Bindung. Sie verweisen ja nicht an einen Roboter.
  4. Weiterleitung oder keine Weiterleitung?
    • Wie auch immer Sie sich entscheiden: Informieren Sie darüber in der Abwesenheitsnotiz. Warum nicht die Emails in Ihrer Abwesenheit direkt weiterleiten? Das beschleunigt.
  5. „Currently out of office“
    • Die englische Version wird gern stiefmütterlich behandelt. Sparen Sie hier nicht am falschen Ende und übersetzen Sie die deutsche Version doch gern vollständig. Sie haben bisher keine Nicht-Deutschsprachigen Kontakte? Das könnte sich ja minütlich ändern – sorgen Sie vor.

Sie sagen „Was kann eine Abwesenheitsnotiz schon ausrichten?“ Nichts. Wenn sie richtig gemacht ist. Viel. Wenn sie Fragen offen lässt.

Es ist Ihre Entscheidung, wie Sie nach außen wirken wollen. Wer weiß, wer Ihnen während Ihres Urlaubs schreibt… 🙂

 

Autorin: Julia de Abreu (Beraterin)